В Украине разрешили электронные транспортные накладные
Приказ Министерства инфраструктуры «О внесении изменений в Правила перевозки грузов автомобильным транспортом в Украине» (№413) вступил в силу 12 июля 2019 г. Он дает возможность отправлять ТТН и сопутствующие документы в электронном виде, а печатать только один бумажный экземпляр для контрольных служб.
Об этом рассказала руководитель бизнес-направления EVO (Zakupki.Prom.ua и Аукціони.Prom.ua, онлайн-сервис Вчасно) Оксана Ферчук в своем блоге на НВ.
Она отметила, что десятилетиями грузовые перевозки в Украине сопровождались товарно-транспортными накладными (ТТН) на бумаге.
«И даже продвинутые компании при переводе своих документы в электронный вид продолжали распечатывать множественные копии ТТН на принтере и подписывать их от руки. Затраты на печать и бумагу, ошибки в документах, недели, которые уходили на то, чтобы собрать корректные версии в бухгалтериях участников процесса. И как результат — задержки в оплате услуг, а иногда и в перевозках», — объяснила Ферчук.
Однако в 2018 г. бизнес, специалисты, перевозчики и госорганы разработали изменения в Правила перевозки грузов автомобильным транспортом в Украине, которые и вступили в силу.
«Каким будет финальный процесс обмена электронными товарно-транспортными накладными, рынок еще обсуждает. Компании пытаются найти самое удобное решение. Надеюсь, что в будущем процесс будет идентичным для всех, независимо от того, каким сервисом обмена электронными документами пользуется компания», — отметила эксперт.
Сейчас уже доступен вариант, когда сотрудник склада формирует товарно-транспортную накладную в электронном виде в существующей складской системе отправителя груза и загружается в сервис для обмена документами. Тут же печатается один экземпляр накладной на бумаге. Электронная ТТН подписывается квалифицированной электронной подписью и отправляется остальным участникам процесса. Подписанный бумажный документ забирает водитель, рассказала Ферчук.
«На складе получателя сотрудник склада принимает товар из списка накладной и подписывает е-ТТН электронной подписью со своей стороны. Если есть несоответствия, составляется акт расхождений, который сотрудник склада также загружает в сервис для обмена документами и «привязывает» (указывает, что это дочерний документ) к текущей ТТН. Акт подписывают сотрудник склада и водитель. После приемки груза и подписания электронная товарно-транспортная накладная моментально, а не через неделю или через день, поступает сотрудникам финансовой службы компании получателя и отправителя для оформления оплаты. Доступ к готовому документу сразу же получает и представитель перевозчика», — объяснила она.
По мнению эксперта, преимущество онлайн-обмена очевидно: подписанные документы доступны всем участникам процесса в тот же момент, когда получатель получил товар и поставил свою подпись. Это ускоряет бизнес-процесс, и в частности расчеты с перевозчиком и отправителем. А еще компаниям не нужно думать, где хранить огромное количество не только бумажных ТТН, а также сопутствующих им актов недостачи, сертификатов, детализаций товарного списка и т. д.